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如何在GSuite中就Microsoft Office文件进行协作

2019-09-24 10:16 点击:6次 作者:biucz 我来投稿

如何在GSuite中就Microsoft Office文件进行协作

在GSuite中进行协作的标志之一是能够与其他协作者同时编辑Docs,Sheet和Slide文件并实时查看更改。现在,您可以对Microsoft Office文件执行相同的操作,而无需先将它们转换为相应的GSuite格式。这是入门方法。

共享Office文件

在GSuite中进行协作的第一步是与协作者共享文件。首先将文件添加到Google云端硬盘。转到drive.google.com并根据需要登录。点击左上方的新建->文件上传。选择要添加的Word,Excel或PowerPoint文件,然后单击“打开”将其上传。

接下来,右键单击文件,然后选择共享。在打开的字段中,输入合作者的电子邮件地址,然后单击右侧的铅笔图标。从下拉菜单中选择可以编辑,这将允许他们添加和编辑内容以及添加评论。在“备注”字段中添加一条消息,并确保选中“通知人员”框。然后点击发送。收件人将收到一封带有该文件直接链接的电子邮件。

如何在GSuite中编辑Microsoft Office文件

在GSuite中编辑Office文件的过程实际上与Google的任何本机格式相同。首先,转到您的Google云端硬盘文件夹,然后双击Word,Excel或PowerPoint文件。这将打开预览。点击顶部的在Google文档/表格/幻灯片中打开。该文件将打开,您会在屏幕左上方的文件名旁边看到一个.docx,.xlsx或.pptx文件扩展名,以表明您正在以Microsoft Office格式查看它。

一旦开始编辑文档,电子表格或幻灯片,对内容的任何更改都将保存到原始Microsoft Office文件中,并且所有其他协作者都可以立即查看。但是,仅在Word文件中,您还可以建议进行编辑,而无需对原始文本进行任何更改。

GSuite允许您在最终完成更改之前建议对Microsoft Word文件进行编辑。

为此,请从工具栏右上方的下拉菜单中选择“建议模式”。要提出修改建议,请在文档中键入您认为应该进行的更改。建议的文本以新颜色显示,标记为要删除或替换的文本将显示为划线。文档的所有者将收到一封电子邮件,提醒他们建议的修改。当他们单击编辑时,将为他们提供接受或拒绝的选项。如果接受,则将对原始文件进行更改。

添加评论

无论您是与协作者同时还是单独处理文档,都可以使用注释进行交流。要将评论添加到任何Office文件,请点击屏幕右上方的气泡图标,然后选择添加评论。单击要评论的文本,单元格或部分,在打开的框中输入评论,然后单击“评论”按钮。

您可以输入一个加号,然后输入带有评论的电子邮件地址,将评论指向一个或多个特定的人。每个人都会收到一封包含您的评论的电子邮件以及该文件的链接。如果您想将评论作为任务分配给某人,请选中其电子邮件地址旁边的“分配给”框。

解决评论后,此人可以单击评论框中的“解决”按钮以将其隐藏。他们还可以直接在评论框中回复评论。

寻找建议内容

在GSuite中编辑Microsoft Word文件时,可以使用“浏览”面板在网络和自己的Google云端硬盘文件中搜索与当前文档相关的信息和图像。在Google文档中打开Word文件后,单击右下角的“浏览”图标,任何可用的相关文件和Web内容将显示在右侧的“浏览”面板中。您还可以使用面板顶部的搜索窗口对网络和文件进行有针对性的搜索。

审查变更

GSuite跟踪追溯到其原始迭代的对文档所做的所有更改。您可以轻松地查看更改,从先前版本中获取文本以添加到新版本中,或者完全还原到旧版本。

如果您具有文档,电子表格或幻灯片的编辑权限,则可以通过转到文件>版本历史记录>查看版本历史记录来比较文件的早期版本。该文件的所有版本将显示在右侧面板中。选择一个版本,查看谁编辑了文件以及他们进行了哪些更改。要还原文件的早期版本,请选择该版本,然后单击还原此版本>还原。